計画とスケジュール管理は、仕事を成功させるために非常に重要なスキルの１つです。
特に新人さんなどの場合ですと、
慣れていないことだったり、いろいろと大変ですよね。
そして、上手くいかないとストレスも溜まって嫌になっちゃいます。
また、
「スケジュール管理はやっているけど上手くいかない。」
という方も、本稿を読んで『不足している部分』が無いか確認して頂ければと思います。
本項は、PDCAサイクルの基礎であるPlan（計画）を主軸に、段階的に理解して頂けるよう説明しています。
１日の予定を計画するための表作り
「計画を立てよう」と言われて、すぐに出来るわけではありませんよね。
計画を立てるためには１日の作業に関連する情報を整理していかなければなりません。
そのためには、以下の５つが重要です。
１．作業を洗い出す
２．作業量／難易度を考える
３．優先度を確認する
４．時間帯を調整する
５．途中経過と見直し
「なんだ、普通のことじゃないか」と思いましたよね。
そうなんです。
普通の事なんです。
ですが、
それを正しく行うのはとても難しいのです。
では、段階的に情報を整理していきましょう。
１．作業を洗い出す
まずは、今日やることを整理ですね。
実はこれが難しいんです。
たとえば、
「今日は、このプログラムをコーディングする。」
とします。
特に意識していないと多くの人が、
その日の予定に「○○○のコーディング」と１行だけ書いて終わってしまいます。
残念ながらコレでは計画になっていないですよね。
もう少し詳細化しましょう。
と言うのが『１つの成果は複数の作業』から成り立っているからです。
具体的な例は下記のようになります。
なぜこのように詳細化するかというと、
作業毎に作業量／難易度が異なるからです。
２．作業量／難易度を考える
まずは感覚で良いので、ざっくりとした作業量と難易度を考えてみましょう。
上記のような結果になったとします。
合計500 Stepですね。
ただし！
最後の処理Ｃが作業量は少しだが、困難です。
★ポイント★
もし、この情報が無い状態で、
その日に作業に使える時間を５時間として、
『１時間あたり100Step』
と考えたら危険ですよね。
４時間経過後に
「よし、450 Step終わっているから前倒しだ」
と思ったら大間違い。
そうです。難しい作業は、時間が掛かるんです。
おそらく、残りの50 Stepが１時間で終わる事は無いでしょう。
どのように対処すれば良いのか
さらに作業の詳細化です。
以下のように「どのようにその作業を終わらせるか」を考えてみましょう。
こうすると「処理Ｃは、50 Stepだけど、120分かかる」の計画が立てられますね。
そうです。
作業量／難易度を含めた作業時間の見積りをするのが大切なのです。
以下のように整理してみましょう。
作業時間の合計が５時間に納まりましたね。
※もし、時間が足りないのであれば上司／先輩などに相談しましょう。
３．優先度を確認する
「さぁ、あとは作業をするだけだ。」
と考えるのはまだ早いです。
優先度を考えましょう。
なぜこの情報が必要かと言うと、大きく２つあります。
★★★ココがとても重要です★★★
優先度①．他者は、自分の都合では動いてくれない。
他者のスケジュールに割り込むのはとても難しいです。
スケジュール調整が最も難易度の高い作業だと思ってください。
特に上位者であるほど、予定がいっぱい詰まっています。
なるべく早く、
「○○の件について、
30分ほど相談させていただきたいのですが、
ご都合はいかがでしょうか？」
と、報連相をしましょう。
優先度②．リスクが高い事は、先に終わらせる。
「悪い報告は、なるべく早くしてね。」
と言われた事はありませんか？
そうなんです。
想定外の事は発生するものなのです。
それを上司／先輩は理解（経験）しています。
早く報告してもらえると、
その対処にかける時間が増えるのです。
上記のことを踏まえて作業毎の優先度を設定してみましょう。
４．時間帯を調整する
優先度が決まったら、あとはその時間を決めていくだけです。
※下記の場合、○○さんの時間は調整済として。
これで、何時に何が終わっていれば良いかが見えるようになりましたね。
バッチリです。
５．途中経過と見直し
計画を立てたら、都度確認しないともったいないですよね。
１時間毎や１つの作業完了時などに状況を更新していきましょう。
※PDCAのD（実行）です。
順調に作業が進んでいるのであれば、その調子で頑張りましょう。
遅れが発生しているのであれば、上長に報告して対処方法を決めてもらいましょう。
例）
個人的には「手書きの予定」を薦めていますが、
EXCELを使用した場合の途中経過（実績）の更新方法の例です。
【ポイント】
１．作業が完了しているものは、色情報を無くす。
２．現在時刻に赤線を引く
３．↑の赤線より前にある色情報が「遅延作業」です。
※色の有無で感覚的に解るのって大切だと思います。
【補足】
『報告』や『ＰＤＣＡのＣ（評価）』を行うためには、他にも情報が必要ですが、
次項『計画を基に報告しよう』にて説明させて頂きます。
特にその経験が乏しい時期は、作業時間の見積りに大きな乖離があると思います。
それで良いんです。
それをきっかけに成長できれば良いのですから。
次の『PDCA』がその成長を促進してくれます。
さいごに
管理者は心配性なんです。
特にその担当者の事を理解していない場合は。
長い間一緒に仕事をしてきたパートナーであれば、
「この人は実績があるので信用して大丈夫」
と、ある程度放置するでしょう。
ですが、新人や不慣れなパートナーには、
「どれくらいの生産性があるのか解らない」
と、心配になるんです。
困っていたら、助けてあげたいんです。
作業が遅れていたら、手伝ったり対処してあげたいんです。
そのためには、計画と状況を知りたいんです。
ではでは、管理者と担当者の良い関係が構築される事を願っております。